Сначала правило, потом папки
Удобная структура повторяет рабочие задачи. Не создавайте десятки уровней вложенности: чаще всего достаточно нескольких понятных разделов.
Имена, которые можно искать
Даты в формате ГГГГ-ММ-ДД, понятные названия документов и короткие номера версий облегчают поиск. Старайтесь не использовать «финальный_точно_последний».
Архив отдельно от работы
Завершённые проекты лучше перемещать в архив с сохранением исходной структуры. В активных папках останется меньше лишнего.
Не забывайте о доступах
Проверяйте, кому доступны общие папки и ссылки. Публичная ссылка удобна, но может оказаться открытой дольше, чем это требуется.